Tümünü Yanıtla tam olarak ne yapar?
Yanıtla yalnızca ilk göndereni hedefler. Tümünü Yanıtla ise ilk gönderenin yanı sıra özgün iletinin Kime ve Bilgi alanındaki diğer alıcıları da yeni yanıta ekler. Gizli alıcılar size gösterilmez ve yanıtla birlikte ortaya çıkarılmaz. Bu komutun temel görevi alıcı listesidir; ekranda eski metnin açık veya kapalı görünmesi ayrı bir konudur.
Microsoft’un resmî Outlook yardımında Tümünü Yanıtla’nın ilk gönderene ve Kime/Bilgi satırlarındaki kişilere yanıt vermek için kullanıldığı açıklanır. Göndermeden önce Kime ve Bilgi alanlarını yine de gözle kontrol edin; dağıtım listeleri, otomatik adres tamamlama veya konuşmaya sonradan eklenen kişiler nedeniyle beklediğinizden geniş bir kitle oluşabilir.
Bir konuşmadaki herkese gerçekten ihtiyaç yoksa Yanıtla’yı seçin. Özellikle kişisel bilgi, fiyat, iş başvurusu veya kurum içi not içeren yazışmalarda alıcıları alışkanlıkla çoğaltmayın.
Eski e-posta neden görünmüyor?
Gmail, önceki iletiyi yanıt kutusunda yer kazanmak için kısaltılmış içerik olarak saklayabilir. Yanıt alanındaki üç nokta simgesi, eski metnin silindiği değil daraltıldığı anlamına gelebilir. Google’ın resmî yardımında, ileti dizisindeki önceki e-postayı görmek için “Kısaltılmış içeriği görüntüleyin” denetiminin kullanılabileceği belirtilir.
Outlook.com’da özgün iletiyi görmek için ileti bölmesinin altındaki “İleti geçmişini göster” seçeneği kullanılabilir. Microsoft ayrıca yanıt verirken özgün iletinin yeni yanıtın altına eklendiğini; ancak özgün iletideki dosya eklerinin yanıta otomatik eklenmediğini açıklar.
Mobil uygulamalarda üç nokta veya ince ayırıcı çizgi daha küçük görünebilir. Yanıt metninin en altına kaydırın ve katlanmış içerik denetimine dokunun. Taslağı düz metin olarak yapıştırmak yerine uygulamanın kendi alıntı alanını kullanmak, konuşma yapısını daha anlaşılır tutar.
Üç noktaya basınca metin açılıyorsa gönderilir mi?
Metin yanıt taslağının içinde açılıyorsa genellikle yeni iletinin parçasıdır. Kesin kontrol için önce kendinize veya güvenli bir test adresine kısa bir deneme gönderin; ardından Gönderilmiş klasöründe iletiyi açıp “ileti geçmişini göster” ya da üç nokta denetimini kullanın. Kurumsal posta politikaları ve uygulama sürümleri görünümü değiştirebildiği için önemli yazışmada test en güvenli doğrulamadır.
Göndermeden önce dört alanı kontrol edin
İlk olarak Kime ve Bilgi alanlarını genişletin. İkinci olarak konu satırının aynı konuşmaya ait olduğunu doğrulayın. Üçüncü olarak yanıt kutusunun altındaki kısaltılmış içeriği açın. Dördüncü olarak gerekli dosyaları yeniden ekleyin; yanıt, önceki e-postanın eklerini otomatik taşımayabilir.
Bir alıcıyı konuşmadan çıkarmak istiyorsanız adresini Kime veya Bilgi alanından silin. Ancak kurum içi yazışmada birinin çıkarılması kayıt veya sorumluluk akışını etkileyebilir; bağlama göre gönderenle teyit edin. Gizli alanı kullanmak, alıcıların birbirini görmemesi gereken toplu gönderimler içindir ve bir konuşmayı yanıtlamak için varsayılan çözüm değildir.
- Kime: Yanıtın ana muhatapları.
- Bilgi: Yanıtı bilmesi gereken fakat doğrudan işlem beklenmeyen kişiler.
- Konu: Yanıtın doğru konuşma zincirinde kalmasını sağlar.
- Alıntı: Önceki metnin üç nokta altında gerçekten bulunduğunu gösterir.
- Ekler: Gerekliyse özgün iletiden yeniden eklenmelidir.
Gmail’de eski metni satır içinde yanıtlamak
Eski iletinin belirli cümlesine yanıt vermek istiyorsanız ilgili bölümü kopyalayıp alıntı biçimi uygulayabilirsiniz. Google’ın yardımına göre biçimlendirme seçeneklerinden Alıntı seçildiğinde özgün metin gri bir çubukla ayrılır. Kendi yanıtınızı alıntının altına yazın.
Alıntıyı aşırı uzatmak okunabilirliği azaltır. Yalnızca yanıt verdiğiniz cümleyi bırakın; kişisel veya gereksiz eski bilgileri yeniden göndermeyin. Metni kısaltırken anlamı değiştirecek bölümleri atlamamaya dikkat edin.
Gönderdikten sonra nasıl doğrularsınız?
Gönderilmiş klasöründe ilgili yanıtı açın. Alıcı listesini genişletin, kısaltılmış içeriği açın ve ek simgesini kontrol edin. İleti yalnızca bir kişiye gittiyse Tümünü Yanıtla yerine Yanıtla kullanmış veya alıcıları taslakta silmiş olabilirsiniz.
Yanlış kişilere gönderdiyseniz geri alma özelliğine güvenmeyin; bu özellik hizmete, kuruma ve süreye bağlıdır. Gerekiyorsa hızlıca düzeltme mesajı gönderin ve hassas veri paylaşıldıysa kurumunuzun güvenlik veya gizlilik prosedürünü izleyin.
